Business automation: Driver, successi e soluzioni

La Business Automation (BA) o la Business Process Automation (BPA) è l’insieme di tutti i processi aziendali (più o meno complessi) composti da azioni ripetute e ripetibili che, grazie all’interfaccia e alla collaborazione di più software, vengono automatizzati.

Uno dei software fondamentali che contribuisce ad automatizzare molti dei processi aziendali è il CRM.

Abbiamo realizzato una guida completa a riguardo:

Il concetto di business automation è spesso associato alle parole produttività, tempo e riduzione degli errori.

Negli studi riportati in seguito, si esamina la correlazione fra l’espansione dell’azienda, il benessere dei suoi impiegati e il suo livello di automazione, osservando le motivazioni che hanno condotto all’integrazione, i benefit sulla produttività e gli insuccessi che hanno in parte vanificato gli sforzi presi.

Perché le aziende cercano automazione nei processi? Riduzione dei costi, scalabilità e il “botsourcing”

Da Gartner

La presenza di più software nel tech stack di un’azienda è spesso inevitabile e, come sottolinea Hubspot, questo comporta naturali conseguenze iniziali:

• Comunicazione a compartimenti

  I noti silos fra dipartimenti sono lo specchio di processi che funzionano con sistemi diversi.
  
  Ecco perché le automazioni di business si concretizzano con strumenti che permettono a data repository, fonti d’informazione, e software operativi di comunicare fra loro.
  
  Dove non è possibile avere un sistema unico, è quindi importante avere una cooperazione fra strumenti (e quindi fra dipartimenti) senza buchi informativi e il più possibile libera da processi manuali.
  
  

• User Experience complessa

  Tra le difficoltà più comuni nell’adozione di un software c’è l’adattamento all’utilizzo da parte degli utenti.
  
  Così, i sistemi più valorizzati sono quelli con una user experience semplice, e che permettono di accelerare la formazione iniziale del personale.
  
  

• Poca Flessibilità nell’infrastruttura tecnologica

  La flessibilità di un software è la sua capacità di personalizzazione, adattamento e cooperazione con altri sistemi e in più contesti.
  
  Uno strumento di business automation che riesce a funzionare ad alte prestazioni su diversi modelli di business o in condizioni mutevoli lo rendono quindi estremamente valido, oltre che potenzialmente scalabile.
  
  

Il botsourcing e l’automazione dell’era post-covid

La ricerca della riduzione dei costi e tempi si è evoluta e trasformata nel “botsourcing”.

Si parla della delegazione di processi manuali per ridurre i costi, in sostituzione alle pratiche di outsourcing, con integrazioni di Robotic Process Automation nei singoli sistemi.

Gartner, però, evidenzia che l’automazione di business focalizzata su task singole per diversi dipartimenti non è un modello sostenibile nel tempo.

Nel futuro e nella ricerca di schemi di lavoro dall’efficienza massima c’è infatti un apparato di comunicazione omogeneo, interconnesso, capillare e al contempo verticale, che fluidifica e unifica tutti i processi che possono essere automatizzati.

Un grande stimolo al processo di transizione verso la business automation è stata la pandemia del COVID-19 che, nel 2020, ha spinto le aziende a investire in workspace digitali e automazioni IT, con un ri-assestamento nel 2021, come ha dimostrato lo stesso Gartner.

L’integrazione di sistemi di business automation: successi e insuccessi

In uno studio condotto da Mckinsey & Company nel 2020 su imprese dal fatturato maggiore di un miliardo di dollari che hanno completato con successo l’implementazione di automazioni di business, sono state analizzate le motivazioni che le hanno spinte alla ricerca di tale integrazione.

E’ emerso che la percentuale maggiore dei decision maker aveva definito la business automation come prioritaria nella propria strategia di crescita, mentre il secondo driver più influente è stato l’incertezza sull’efficacia e sull’efficienza dei processi pre-integrazione.

L’esito post-implementazione: un business automatizzato e opportunità di crescita per le persone

Le aziende che sono rimaste soddisfatte dall’integrazione hanno giudicato specialmente positiva la migliorata comunicazione e coordinazione fra units e processi di business.

Tra gli altri risultati positivi sono emersi:

• La rapidità e completezza della formazione dei dipendenti e la valorizzazione delle loro capacità
• La precisione del sistema di performance-management
• La possibilità aumentata di raggiungere gli obiettivi

Integrazione non soddisfacente: la ricerca di automazione continua

Le aziende che non hanno avuto successo dopo l’implementazione sono rimaste alla ricerca di una soluzione che potesse portare ad un risparmio a lungo termine, che permettesse loro di competere e di risolvere problemi di efficienza nei processi.

Il campione analizzato ha però evidenziato che, in seguito all’integrazione, la chiarezza delle comunicazioni manageriali in azienda è stata comunque migliorata.

Automazione di business e impatto sulle persone in azienda

Coinvolgimento e produttività

Tra il 2020 e il 2022 un sondaggio condotto da Gallup sulla forza lavoro di imprese di diversi settori ha rilevato un peggioramento nell'engagement degli impiegati statunitensi rispetto alla loro impresa, osservandone una decrescita dal 36% al 32%.

L’entusiasmo e il coinvolgimento sul posto di lavoro è sceso, nello specifico, per quanto riguarda:
 
- disponibilità di mezzi e strumenti;
- l' opportunità di eccellere nel proprio ruolo;
- la comprensione e connessione dello scopo e dei valori dell’azienda.

Riscontrando, inoltre, una diminuzione della produttività associata al benessere delle persone in azienda.

Ciò nonostante, sono stati osservati livelli di coinvolgimento maggiori per professioni esercitabili da remoto o in forma ibrida e alcune aziende coinvolte sono riuscite a dimostrare, al contrario, una crescita elevata nel coinvolgimento dei loro impiegati.

Le imprese che hanno invertito il trend negativo sono quelle che, tra i vari modelli gestionali, hanno reso i propri manager liberi di cambiare approccio in contesti che si evolvono rapidamente (Gallup 2022).

In questo senso, i manager che sono stati indirizzati a spingere le persone a valorizzare il proprio talento hanno visto performance individuali migliori in termini di customer experience e produttività, pur mantenendo le aspettative e le deadline specifiche.

Valorizzare il talento attraverso l’automazione

La riduzione dell’intervento umano è ciò che lascia alle persone il tempo per pensare a come sfruttare al meglio le proprie competenze.

Secondo McKinsey, infatti, il 31% delle aziende hanno automatizzato almeno una funzione, e il 60% delle posizioni includono circa 30% di attività automatizzabili.

Considerando il dipartimento sales di un’azienda, ad esempio, si tratta di:

• Ricerca clienti attraverso diversi canali
• Filing e data entry
• Ricerca informazioni
• Costruzione e aggiornamento di script e template

Queste sono operazioni che avvengono con diversi strumenti e che, se svolte manualmente, hanno un impatto incisivo sul tempo e sul rischio di errori. 

In un software di business automation la comunicazione è libera perché chiara, il numero di click è ridotto e lo stream dei processi fluido.

Secondo quanto osservato in questo articolo, è quindi sempre sensato cercare l’automazione dei processi?

Sicuramente, in una grande azienda l’espansione, la crescita e la valorizzazione del potenziale umano dovrebbero venire prima di tutto; un progetto di business automation può rendere possibile tutto questo.