Le aziende moderne che si muovono in mercati sempre più raffinati e competitivi hanno bisogno di strumenti specifici per poter gestire al meglio il lavoro dell’intera organizzazione. Tra questi, sicuramente il work management ha un ruolo fondamentale.
In questo articolo approfondiremo la definizione di work management, in che modo differisce dal project management, alcuni dei problemi comuni relativi all'orchestrazione del lavoro e come questa metodologia può risolverli, insieme ad alcuni casi specifici di aziende che lo hanno implementato.
Al giorno d’oggi il coordinamento del lavoro tra i team di un’organizzazione è sempre più caotico, soprattutto quando c’è bisogno di tenere il passo con email, Whatsapp, o chat interne come Slack. Senza un sistema di pianificazione, organizzazione ed esecuzione del lavoro, la confusione e il caos crescono, facendo sì che i team si muovano lentamente, non rispettino le scadenze o non riescano a raggiungere i loro obiettivi più importanti. È qui che il work management può aiutare.
Quando un'organizzazione abbraccia a pieno il work management, finisce per creare un sistema sempre aggiornato di definizione delle responsabilità, che aiuta i team a pianificare, organizzare ed eseguire tutti i propri task in modo fluido.
Ecco come lo definisce Asana:
"Il work management è un approccio sistematico pensato per orchestrare i flussi di lavoro di un'organizzazione, sia esso un progetto che include membri di diversi team o un’attività di routine—per fornire la chiarezza di cui i team hanno bisogno per raggiungere i propri obiettivi più rapidamente. Si tratta di coordinare le persone e lavorare trasversalmente a tutti i livelli di un'organizzazione per garantire che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro che conta di più."
Sebbene le persone a volte confondano il work management con il project management, è importante sottolineare che si tratta di due metodologie molto diverse, seppure correlate tra loro.
Il work management è un sistema ampio, che include progetti, pianificazioni e processi: questo significa che il project management è soltanto una parte del work management. Ecco la differenza sostanziale:
Progetti: un progetto è un qualsiasi lavoro su cui una persona o un team lavora con un obiettivo specifico ed è tipicamente limitato nel tempo. Alcuni progetti sono ad esempio il lancio di un prodotto, l’apertura di un nuovo ufficio o la produzione di un ebook.
Processi: un processo è un ciclo ripetuto di azioni che non hanno una data di fine. Alcuni esempi di processi sono calendari di pubblicazione di contenuti, revisioni settimanali di codici o processi creativi o di produzione.
Come suggerisce il suo nome, il project management si occupa quasi esclusivamente di progetti, seppur di diverse dimensioni. I sistemi di project management esistono da decenni e creano pratiche standardizzate che possono essere utilizzate da chiunque. Due metodologie comuni di project management collaudate sono Waterfall e Agile. Le metodologie Waterfall impongono che le fasi del progetto siano completate in una sequenza lineare, mentre quelle Agile suddividono i progetti in piccole sezioni, su cui il team lavora in cicli iterativi.
Dall'esterno, è facile pensare che la maggior parte delle aziende sia gestita facilmente, ma senza una prospettiva interna siamo in grado di vedere solo i risultati finali e non il viaggio che è stato fatto per arrivarci. La realtà è che tutti i team affrontano sfide, soprattutto quando si tratta di gestire e coordinare il proprio lavoro, aspetto che poi ha un grande impatto sulla produttività dell’organizzazione.
In questa sezione, discuteremo di alcuni problemi comuni che i team devono affrontare durante la gestione del lavoro e vedremo come il work management può aiutare a risolvere queste difficoltà, consentendo alle persone e ai team di diventare più produttivi e incrementare il loro apporto nell’organizzazione, sia qualitativamente che quantitativamente.
Pensa alla tua giornata e a come lavori normalmente. Quali sono i compiti e le attività che riempiono di più il tuo tempo? Secondo l’Anatomy of Work Index messo a punto da Asana, che ha intervistato oltre 10.000 knowledge worker in tutto il mondo, è molto probabile chei la maggior parte del tuo tempo—il 60% della tua giornata— sia spesa sul "work about work".
Che cos'è il lavoro sul lavoro? Sono tutte quelle attività che tolgono tempo a cose più significative, al lavoro qualificato che un dipendente è stato assunto per svolgere. Ciò include la comunicazione sul lavoro, la ricerca di informazioni, il passaggio da un'app all'altra, la gestione delle priorità e il tenere traccia dello status dei progetti. Il lavoro sul lavoro è così radicato in qualsiasi cultura d'ufficio che non ci rendiamo neanche conto che questi compiti ci stanno facendo perdere tempo: lo consideriamo solo parte del lavoro.
In realtà, tutte queste attività ausiliarie si sommano, facendo sì che la maggior parte dei dipendenti spenda solo il 27% del proprio tempo su lavoro qualificato, in altre parole, il lavoro per cui sono stati assunti in primo luogo e per cui vengono pagati. Troppo work about work spesso porta a sovraccaricare di lavoro i dipendenti e a risucchiare il tempo e le energie che andrebbero dedicate ad attività specializzate che solo loro possono portare a termine.
Inoltre, il 35% dei knowledge worker a livello globale fa solo una o nessuna pausa durante la giornata lavorativa, mentre Il 30% di loro a livello globale lavora regolarmente fino a tardi dall'ufficio o da casa (in Giappone la percentuale supera l'80%). Questa problematica si collega ad un alto indice: l'82% degli intervistati si sente vicino ad avere un burn out. La sfida non è solo per i dipendenti che stanno vivendo questa condizione mentale, ma anche per i manager e i leader che devono mantenere i loro team nello stato più produttivo per ottenere i migliori risultati.
Se ci pensi, la maggior parte del lavoro sul lavoro che svolgiamo ogni giorno, come scoprire chi sta facendo cosa o mantenere aggiornate le scadenze man mano che un progetto si evolve, potrebbe essere automatizzato. Piuttosto che impantanarsi nei piccoli dettagli che è facile perdere di vista— scadenze spostate, task assegnati alla persona sbagliata—una piattaforma di gestione del lavoro con funzionalità di automazione può occuparsene al posto tuo.
Alla radice del lavoro sul lavoro ci sono processi inefficienti, che sono alimentati da un'eccessiva dipendenza da email, fogli di calcolo e riunioni su cui bisogna comunicare, gestire progetti e iniziative. Questo modo di lavorare spesso rappresenta la norma in molte organizzazioni, e non riesce a fornire l'allineamento in tempo reale e la chiarezza di cui le aziende hanno bisogno oggi.
Ancora una volta, secondo la ricerca Anatomy of Work, quasi i due terzi degli incontri sono ritenuti inutili dai loro stessi partecipanti. Eppure le riunioni non sono le uniche colpevoli di inefficienza. Anche le infinite catene di mail hanno un impatto sull'agilità e sull’allineamento: basta lasciare una persona fuori dalla catena di mail iniziale per creare confusione.
Con 320 miliardi di mail inviate nel 2021, i dipendenti devono affrontare livelli senza precedenti di comunicazione digitale. Mentre le app di messaggistica hanno alleviato parte della nostra dipendenza globale dall'email, troppe conversazioni in diversi canali possono avere un effetto negativo sulla produttività, aggiungendo ulteriori distrazioni.
I team hanno bisogno di un sistema semplice e facile da utilizzare che li aiuti a orchestrare i loro sforzi, un sistema unico dove tutti possano vedere, discutere ed eseguire le proprie priorità. Sia il lavoro quotidiano che i progetti a lungo termine possono diventare molto più fluidi con processi standardizzati e una piattaforma di work management dedicata, con conseguente riduzione del caos nell'organizzazione e un notevole aumento nella produttività di tutti i team.
Un sistema di work management diventa l'unico luogo in cui tutti i membri dell’organizzazione possono coordinare il proprio lavoro e comunicare. Quando tutti lavorano nello stesso posto e con gli stessi processi, diventa più facile allineare attività individuali e produttività con un team più ampio e obiettivi più ambiziosi. Per le organizzazioni che puntano a scalare rapidamente, un sistema di work management come Asana è una scelta imprescindibile.
Sebbene le aziende di successo siano spesso competenti nel creare obiettivi e missioni ai vertici, quegli obiettivi non sempre si collegano con i progetti e le attività su cui i dipendenti stanno lavorando a livello quotidiano, e questo rappresenta un problema per l'intera organizzazione.
Secondo le statistiche dell’Anatomy of Work, solo il 43% percento dei lavoratori ha chiari gli obiettivi della propria organizzazione per l’anno corrente e solo il 46% di loro capisce il valore che il proprio lavoro apporta all’azienda. Se i tuoi dipendenti non sanno quali obiettivi stai cercando di raggiungere e come il loro lavoro contribuisce ad essi, come è possibile aspettarsi dei risultati validi?
Inoltre, non avere una chiara idea di come il proprio apporto influisca sull’azienda rende più difficile per i membri del team rimanere motivati, poiché non sanno se il loro lavoro ha un qualsiasi impatto.
Al contrario, i team sono più coinvolti e propensi a fare il possibile quando hanno chiarezza su come il loro lavoro aiuta a raggiungere gli obiettivi organizzativi, e i risultati di una recente ricerca firmata Slack lo conferma: il 75% dei lavoratori allineati concorda sul fatto di sentirsi responsabilizzati nel prendere decisioni strategiche o perseguire nuove opportunità di business contro il 22% dei lavoratori non allineati.
Uno strumento che fornisce a ogni membro dell’azienda una chiara visuale sull’impatto del proprio lavoro è il CRM di HubSpot, che permette di raccogliere tutte le informazioni necessarie su lead e clienti per poi utilizzarle nel processo di vendita e pianificazione marketing attraverso report completi e intuitivi.
Per scoprire meglio le potenzialità di questo strumento puoi scaricare la Guida ad HubSpot 2022.
Abbiamo visto come, per aumentare la propria produttività, le organizzazioni devono fornire chiarezza e visibilità a tutti all’interno dell'organizzazione. Gli individui e i team devono capire come il loro lavoro contribuisca alle priorità dell’azienda, che si sentano responsabilizzati e che abbiano ben chiare le aspettative che ci sono nei loro confronti e nei risultati da raggiungere.
Le piattaforme di work management forniscono un unico punto di riferimento per tutti, a tutti i livelli di un'organizzazione. Creando un'unica fonte di informazioni, le aspettative nei confronti di ogni membro del team rimangono strutturate e organizzate, facilitando la scomposizione di grandi obiettivi strategici in progetti e compiti più semplici. Per i dipendenti, questo formato aiuta a capire come le loro attività si inseriscono nel quadro più ampio e come i loro compiti supportano obiettivi strategici più alti. Per i manager e i dirigenti senior invece, offre una visione d'insieme dell'intera operazione in modo da stare tranquilli sapendo come le attività stanno progredendo.
Qualsiasi team o organizzazione che desideri pianificare, gestire ed eseguire il proprio lavoro in modo più efficace può beneficiare di una piattaforma di work management.
Abbiamo visto clienti di tutte le dimensioni, provenienti da svariati settori, adottare piattaforme di work management e creare più chiarezza e produttività per i loro team. Ecco alcuni team che utilizzano Asana come work management per muoversi più velocemente verso il raggiungimento dei loro obiettivi.
Il sito di recensioni, le newsletter e gli eventi di
supportano un mercato di milioni di acquirenti di software e fornitori di software. Per eseguire con successo le loro strategie di marketing e per raggiungere e coinvolgere entrambi i gruppi, il team di marketing di G2 deve essere organizzato, efficiente e allineato alla strategia.
Prima di adottare il work management, i membri del team erano spesso disallineati sulle priorità, perché hanno sviluppato la loro strategia globale separatamente dai loro programmi e piani per le campagne.
Ora G2 utilizza Asana per organizzare tutto in un’unica piattaforma, dalla pianificazione strategica alle iniziative chiave e alle singole campagne. Da quando hanno trasferito tutto il loro lavoro in Asana, il team è più allineato su strategie, obiettivi e priorità. Sono stati anche in grado di ottimizzare le loro prestazioni e lanciare campagne 2 volte più velocemente per indirizzare il traffico, aumentare le recensioni e generare entrate.
Guru, una soluzione di knowledge management real-time, è una startup in rapida crescita con team divisi tra Philadelphia, sede della società, e San Francisco. Sebbene l'azienda utilizzi Slack e Zoom per comunicare, che funzionano alla grande per riunioni e piccoli compiti, le due squadre hanno avuto difficoltà a coordinarsi quando si trattava di progetti più grandi, soprattutto perché collocati in diversi uffici.
Entrambe le squadre trascorrevano diverse ore alla settimana in riunioni sullo status dei progetti, che rallentavano un'azienda in forte crescita. Dal momento che il team di marketing aveva già utilizzato Asana, hanno deciso di estenderlo alle vendite, formare il team sulla piattaforma e iniziare a lavorare nell'ambiente condiviso.
Ora che entrambi i team utilizzano Asana, hanno un unico punto di riferimento per tutti i progetti tra vendita e marketing. Invece di assistere a riunioni su Zoom più volte alla settimana, chiunque, in qualsiasi momento, può vedere chi sta lavorando su cosa. La proprietà di ogni task è delineata chiaramente e tutti sanno quali parti del progetto appartengono a loro e quali parti sono responsabilità di qualcun altro. Quella chiarezza toglie ambiguità, consentendo alle persone di concentrarsi sul lavoro invece di fare il check-in per vedere chi deve fare cosa, districare fili intrecciati o fare un doppio lavoro.
Fondata nel 1917,Viessmann è un'azienda multimiliardaria, a conduzione familiare, di sistemi di riscaldamento e refrigerazione con oltre 12.000 dipendenti in più di 70 paesi di tutto il mondo. Sebbene l'azienda abbia più di un secolo di attività alle spalle, ha abbracciato la tecnologia sia nei tipi di macchinari che costruisce sia per come l'impresa stessa opera. Per rimanere competitivi 100 anni dopo la sua fondazione, Viessmann ha abbracciato la trasformazione digitale nei propri prodotti, incorporando l’Internet of Things in molte delle sue offerte e nei processi interni.
Alcuni anni fa, il fondatore professor Dr. Martin Viessmann e suo figlio (ora co-CEO) Max, capirono l'importanza di migliorare il modo in cui l'azienda operava internamente. Per Martin e Max l'organizzazione aveva bisogno di modernizzare continuamente i propri prodotti e il proprio workplace per continuare a prosperare negli anni.
Avviarono una serie di ricerche per comprendere quali fossero le falle organizzative all’interno dell’organizzazione, scoprirono che i dipendenti sentivano il bisogno di uno strumento per connettersi facilmente, collaborare e lavorare più frequentemente insieme, in modo sempre più distribuito attraverso l’azienda.
Viessmann era cresciuta molto nel corso dei decenni, tanto che i suoi membri lavoravano in paesi e fusi orari diversi, il che complicava la collaborazione, soprattutto perché non c'era un solo sistema a cui tutti potessero far riferimento e a cui rivolgersi per gestire il lavoro tra i team.
L'obiettivo di Viessmann era quello di garantire una trasformazione digitale fluida per permettere a tutti i dipendenti di lavorare insieme.
Oggi come parte delle sue strategie interne di trasformazione digitale, l'esecutivo e il team operativo di Viessmann utilizza Asana per acquisti di prodotti ad alta priorità, cambiamenti organizzativi, collaborazioni interne incrociate e per gestire le richieste di lavoro per il quality management e la produzione. Sono agili e possono rispondere in modo proattivo alle mutevoli esigenze del loro mercato.
Quando i team e le organizzazioni non sono ben coordinati, con i membri che operano ognuno a modo proprio, il lavoro sul lavoro cresce, creando caos e confusione. Questo disallineamento, a sua volta, rallenta individui, team e intere organizzazioni, rendendo difficile per tutti svolgere al meglio il proprio lavoro.
Il work management è un impegno continuo verso processi e sistemi di lavoro che aiutano te e il tuo team a muovervi più velocemente, a produrre di più e a scalare in modo organizzato e rapido le dimensioni della tua organizzazione. Quando finisce un progetto, non si conclude il work management: mantiene te e il tuo team allineati e concentrati, consentendovi di lavorare al meglio e più efficacemente.
Se sei pronto a scoprire come il work managment può rivoluzionare la tua organizzazione contattaci oggi per una consulenza gratuita.