Zoom e Hubspot: integrazione facile, step-by-step

Per chi programma decine di meeting al giorno, la possibilità di integrazione tra Zoom e Hubspot è l’emblema della comodità. Ad esempio, sapevi che puoi vedere i link alle chiamate Zoom già programmate direttamente nella timeline del cliente in HubSpot? 

In questo articolo vedremo questo e molti altri vantaggi dell’integrazione, insieme alle sfide e ai trucchi del mestiere per massimizzare le tue integrazioni HubSpot ed eliminare concretamente le perdite di tempo.

Indice

1. Obiettivo: integrare Zoom a HubsSpot
2. Cosa puoi ottenere con un’integrazione Zoom/HubSpot
3. Come fare l'integrazione tra Zoom ed HubSpot
4. La soluzione migliore: integrare HubSpot a tutto tondo

Obiettivo: integrare Zoom a HubSpot

Se ancora non hai connesso il tuo account Zoom a HubSpot, è il momento di scoprire quali problemi può risolvere questa integrazione. 

Innanzi tutto, Zoom è uno strumento che consente di avere un legame più diretto con i tuoi clienti o prospect, anche nell’impossibilità di raggiungerli fisicamente. Il disappunto del tuo cliente sarà ben visibile, se lo vedrai in video, come anche la sua soddisfazione, o la sua urgenza di risolvere un problema.

Non per niente, Zoom ha 504.900 clienti commerciali, e i minuti di riunioni che si svolgono sulla piattaforma ogni anno ammontano a più di 3,3 trilioni, mentre 45 miliardi sono di minuti di webinar. Nell’ultimo trimestre del 2021 le entrate di Zoom sono stimate a un totale di 1,021 miliardi di dollari (fonte: Backlinko).

Il fil rouge di questo successo è facilmente intuibile: il linguaggio non verbale, importantissimo per il settore delle vendite, non si coglie da una telefonata o da una mail.

Ma c’è un secondo motivo per cui l’integrazione HubSpot e Zoom è così vantaggiosa: come ogni buona integrazione HubSpot, elimina alla radice un gran numero di ostacoli organizzativi.

Dimentica le ricerche affannose nella casella di posta, sperando di ritrovare uno dei molti link a call Zoom che avevi mandato mesi fa.

Dimentica anche gli Excel riepilogativi in cui scrivi a mano la timeline di un progetto, inserendo i link ai webinar che hai già registrato (sempre manualmente).

D’ora in poi sarà possibile avere, oltre al link immediato alla call che devi fare a breve, anche la storia del cliente, i suoi acquisti e le sue preferenze o qualsiasi cosa un CRM potente come HubSpot sia in grado di raccogliere.

In poche parole: l’integrazione tra Zoom e HubSpot è un’incredibile fonte di visibilità. 

E chi lavora a contatto con il cliente sa che spesso la visibilità diretta è la chiave per la comprensione profonda e quindi per la riuscita di una buona Customer Journey.

Cosa puoi ottenere con un’integrazione Zoom/HubSpot

Un’integrazione Zoom/HubSpot consente di ottenere dei benefici su tre macro-aree: 

1) aggiungere i link alle videoconferenze di Zoom alla tua pianificazione su HubSpot;

2) sincronizzare le informazioni dei webinar di Zoom con HubSpot; 

3) rivedere le registrazioni e le trascrizioni del cloud di Zoom in HubSpot. 

I vantaggi pratici sono molti.

Una volta che avrai portato a termine l’integrazione, il tuo reparto vendite potrà ad esempio vedere le conversazioni intrattenute con clienti e prospect direttamente dal link del meeting, nella comoda interfaccia HubSpot che diventa così un software per le vendite ben più completo. 

Il sales potrà anche rivedere le call registrate, mettere in pausa, fare rewind, rivedere le informazioni che si sono condivise.

Oppure, puoi aggiungere contatti da HubSpot direttamente in Zoom, o vedere i webinar Zoom direttamente dalla timeline nel CRM. L’aspetto positivo di questa integrazione è che, se sei già in possesso di un account Zoom e di un account HubSpot, il processo è del tutto gratuito.

Come fare l’integrazione tra Zoom e HubSpot

A livello pratico, HubSpot offre il grande vantaggio di una facile e rapida integrazione: è sufficiente accedere al marketplace e selezionare tra le varie opzioni disponibili “Zoom”, con gli opportuni accessi da amministratore.

In molti si chiedono, quando alle prese con l’integrazione tra Zoom e HubSpot: è possibile collegare più account Zoom a un account HubSpot? In realtà non è possibile, ma possono usare l'integrazione più utenti in un unico account Zoom aziendale.

Un consiglio sempre valido è quello di non collegare il proprio account Zoom a più account HubSpot, soprattutto se su di esso vi sono informazioni sensibili che non dovrebbero essere accessibili a tutti i portali collegati. 

A tal proposito ricorda che è importante, come primo passaggio dopo aver scaricato l’estensione, escludere i contatti che non si vogliono migrare, in modo da mantenerli in un compartimento diverso e preservare così la privacy (ma anche migliorare l’organizzazione del lavoro).

Dopo aver scaricato l’integrazione è il momento di aggiungere il link al proprio profilo personale direttamente dalla dashboard HubSpot. Sarà sufficiente accedere all’integrazione HubSpot e Zoom e inserire tra gli account il proprio, e poi seguire la procedura guidata per migrare le informazioni personalizzando il risultato finale a proprio piacimento.

Attenzione alla privacy

Portare a termine l’integrazione tra Zoom e HubSpot è molto semplice, e HubSpot offre una procedura guidata per rendere il processo ancora più intuitivo.

Chiaramente, come abbiamo accennato poco sopra, bisogna prestare sempre attenzione alla privacy dei clienti durante tutte le fasi dell’integrazione, compartimentando la migrazione di dati.

In più, dovrai monitorare gli errori di sincronizzazione e risolverli quanto prima. Soprattutto se si opta per un’integrazione fai-da-te, questi errori possono dare luogo al cosiddetto “effetto snowball”, quando da una piccola palla di neve che rotola a monte si genera un’enorme e inarrestabile valanga.

La soluzione migliore: integrare HubSpot a tutto tondo

Il vantaggio principale delle integrazioni è che connettono le potenzialità di tanti software in un’unica interfaccia. Nel caso di HubSpot, sono disponibili moltissime altre estensioni per l’integrazione, oltre a quella con Zoom, visualizzabili e scaricabili dal marketplace.

In generale l’integrazione con Zoom è piuttosto facile da portare a termine, mentre con altre serve saper lavorare con le API e inserire una customizzazione ulteriore.

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