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L’integrazione è sempre la chiave per un flusso di lavoro efficace e senza intoppi: un concetto che vale anche per chi desidera lavorare integrando i dati sui propri clienti e lead, in modo da sfruttare una prospettiva più completa e che consenta decisioni più informate.
In questo articolo vedremo quali sono i benefici di una buona integrazione tra HubSpot e Salesforce, a quali passaggi bisogna prestare attenzione, e come Exelab favorisce l’integrazione di HubSpot fornendo un concreto risparmio di tempo e di risorse.
Indice
Integrazione tra HubSpot e Salesforce: fattori a cui prestare attenzione
Se stai leggendo questo articolo, due sono le possibilità: o hai appena implementato uno dei due CRM e vuoi farlo comunicare con l’altro correttamente fin da subito, oppure stai già usando un’integrazione HubSpot-Salesforce, ma hai riscontrato alcuni problemi. Le difficoltà comuni sono molte, soprattutto all’inizio.
Abbiamo la mancata o scorretta sincronizzazione dati, che porta ad avere un flusso di dati incompleto o non aggiornato.
Oppure, potresti ritrovarti nel dubbio di come gestire le chiamate API, o se hai un po’ più di dimestichezza con lo sviluppo, potresti essere proprio bloccato sulle API, senza sapere come procedere.
Qualunque sia il tuo caso: se fermi gli ingranaggi del tuo CRM per capire qual è il problema, non solo stai perdendo molto tempo prezioso, ma rischi anche - se fai delle modifiche poco oculate - di peggiorare la situazione.
Ecco perché diventa fondamentale, anche se si ricorre al fai-da-te, ricordare qualche concetto di base per questo tipo di integrazione.
1) Quali dati vuoi migrare, e dove?
Se vuoi usare la dashboard di Salesforce, sappi che potrai collegare diversi account HubSpot a un unico Salesforce, ma per poterlo fare occorre installare e implementare l'integrazione in ogni account HubSpot.
Invece, se userai HubSpot come console di base, potrai effettuare una sola integrazione con Salesforce.
Come conseguenza di questa scelta si aprono scenari diversi: potresti infatti aver bisogno di creare, aggiornare o cancellare un contatto in HubSpot in corrispondenza di un lead in Salesforce. Oppure, viceversa.
Poi, vale anche la pena chiederti se vuoi impostare una sincronizzazione del ciclo di vita di un contatto in HubSpot, in base alle informazioni ottenute da Salesforce.
Queste scelte non sono sempre facili, perché non sono chiare a tutti le straordinarie potenzialità che l’integrazione di HubSpot e Salesforce può consentire.
2) Scegliere i download e le integrazioni corrette
L’app marketplace di HubSpot offre moltissime alternative per l’integrazione con altri software CRM, come Microsoft Dynamics CRM o NetSuite (giusto per citarne alcuni). È qui che si può trovare HubSpot-Salesforce, una comoda integrazione che consente innanzi tutto di identificare quali dati si vogliono migrare.
In seguito a questo download si viene re-indirizzati a Salesforce, per scaricare HubSpot al suo interno; infine, va aggiunto a Salesforce il modulo HubSpot Visualforce.
3) Mappatura dei dati
Per una corretta integrazione è opportuno dedicare il giusto tempo alla mappatura dei campi di Salesforce verso le proprietà HubSpot. Può sembrare un’attività puramente di data entry, ma in realtà nasconde un grandissimo valore per le vostre visualizzazioni future. I dati in questione possono essere i contatti (nome e cognome), la ragione sociale delle aziende, i contratti o attività in corso, e simili. Alcuni dati sono compilati di default, quindi attenzione a customizzare bene il resto.
Inutile dire che se le proprietà sono molte, l’investimento di tempo per l’azione manuale può essere ampio e potrebbe essere più sensato investire in uno sviluppatore che gestisca tutto tramite API.
Attenzione: se la mappatura dei dati non viene effettuata correttamente, c’è l’alto rischio di trovarsi problemi di campi inesistenti in una seconda battuta. Quindi, meglio prendersi il tempo sufficiente per studiare come mappare al meglio.
4) Lead vs contatto
Un altro problema che molti utenti riscontrano è il diverso “punto di vista” che hanno Salesforce e HubSpot in merito ai contatti.
HubSpot memorizza le persone come “contatto”, senza fare particolari distinzioni tra lead e contatto, come invece fa Salesforce. È evidente quindi che in fase di integrazione sia necessario prestare attenzione a questo dettaglio.
5) Impostare le campagne
Molti utenti alle prese con l’integrazione tra HubSpot e Saleforce si trovano di fronte a una sfida: il diverso modo in cui i due software per le vendite considerano le campagne.
Infatti, HubSpot le considera come un insieme di risorse in cui i rapporti di valore dipendono da quali contatti sono collegati ad ogni singola campagna. In Salesforce invece le campagne sono l'elenco dei contatti che possono andare a creare dei segmenti.
Ecco perché è fondamentale gestire l’integrazione manuale nel modo più idoneo, in modo da evitare la confusione tra le due modalità.
Queste sono solo alcune delle complessità che gli utenti devono affrontare, e che se mal gestite generano una serie di problemi invalidanti per il work management, come sospensioni, record mancanti, o interruzioni di stream dei dati.
Sfide comuni
Tanti sono i dubbi di chi vuole potenziare le proprie vendite cogliendo il massimo dall’integrazione tra HubSpot e Salesforce.
Ad esempio, quale limite di chiamate API conviene allocare per HubSpot? E se superi il limite di chiamate e la sincronizzazione si interrompe, come devi comportarti?
Oppure: perché invece del nome della campagna spesso si vede solo il numero di ID?
Cosa significa in Salesforce l’errore di mancata lettura del campo “Type” in HubSpot?
Quest’ultimo errore è comunissimo, e di fronte a esso anche gli utenti più pazienti e metodici si trovano spesso a non sapere come procedere.
Bisogna ammetterlo: le schede errore sono spesso incomprensibili per chi non è “del settore”. Ma mentre tu stai tentando di decifrarle, il tuo potenziale lead aspetta.
Altra considerazione da fare: spesso è più conveniente, piuttosto che aggiustare gli errori di sincronizzazione, operare una corretta integrazione di HubSpot e Salesforce fin dall’inizio, che consenta di rendere fluido l’intero processo.
A volte si tendono a sottovalutare dei dettagli che poi, sul lungo termine, diventano di capitale importanza.
È a questo punto che entra in gioco Exelab.
La soluzione di Exelab
Exelab è un team di professionisti dell’integrazione di HubSpot: conosciamo i problemi che si riscontrano più facilmente, conosciamo il flusso di lavoro di business di diverse dimensioni, e quindi necessariamente diversi.
In più, sappiamo quanto sia importante garantire il funzionamento di un CRM senza interruzioni.
Exelab consente di avere a tua disposizione degli sviluppatori che lavorano per farti evitare i fastidiosi errori di sincronizzazione tra HubSpot e qualsiasi altro software, e di ottimizzare la gestione dei permessi degli utenti, perché possano accedere alle funzioni del software in relazione al proprio ruolo aziendale.
Un risultato simile è possibile perché Exelab si occupa professionalmente di integrazione di HubSpot con qualsiasi altro software o workflow nella tua azienda, e soprattutto perché siamo a conoscenza delle difficoltà e degli errori più comuni.
Risparmia tempo e denaro integrando HubSpot correttamente fin dall’inizio.