Secondo una statistica di Finances Online, punto di riferimento per le recensioni di software aziendali, il 92% dei lavoratori rischia di perdere un documento scambiato via mail, e di conseguenza l’83% dei lavoratori si trova costretto a creare nuovamente dei documenti mancanti all’interno dell’azienda.
Ma andando più nel profondo scopriamo che il 21% della produttività di un team viene persa per via del danneggiamento o perdita di documenti, il che rende l’uso di un software di gestione documentale quantomai necessario.
In questa guida vedremo i principali vantaggi di un’integrazione tra GMail e HubSpot, i problemi a cui conviene fare attenzione se si opta per il fai-da-te, e alcuni consigli pratici per non sbagliare ed evitare i temuti errori di sincronizzazione.
Durante il tuo lavoro quotidiano, quante volte passi da una finestra all’altra sul desktop? Pensa all’ammontare totale di tempo che impieghi per svolgere questa funzione che ormai, ne sono sicuro, svolgi meccanicamente. Proprio per questo motivo la gestione di un’integrazione tra GMail e HubSpot diventa necessaria: spesso per un’azienda GMail non è “solo” una casella di posta, ma anche un work planner, una possibile fonte di distrazione e di rallentamento, e anche una piattaforma di gestione documentale.
Ma la scelta del mail provider solleva sempre i più accesi dibattiti: c’è chi si è abituato a un’interfaccia e non la cambierebbe nemmeno a fronte di vantaggi innegabili. C’è invece chi si adegua a nuovi software e sceglie volentieri un nuovo mail provider, che magari possa anche aiutare nella lettura e nell’organizzazione del lavoro.
Qualunque sia il caso, in molti si ritrovano a scegliere GMail, perché coniuga bene le tre funzioni principali da cui oggi una mail non può più prescindere: la gestione di conversazioni anche lunghe, la gestione di appuntamenti e calendario e la possibilità di integrare i dati del contatto con altre informazioni trasversali. Il mail provider di Google incontra un grande sostegno per diversi motivi, dalla pulizia della sua grafica alla facile gestione separata delle conversazioni.
Per la produttività di ogni team di lavoro diventa anche molto utile la possibilità offerta da GMail di poter programmare appuntamenti, condividere il proprio calendario per trovare uno slot di tempo libero, oppure mandare gli inviti a meeting e conferenze con la possibilità di comunicare in tempo reale l’accettazione.
Ma integrare i dati di contatto è forse l’operazione che risulta più utile a chi si occupa di Sales e Customer Service: questa funzione consente infatti di vedere direttamente dalla mail appena ricevuta con chi si sta parlando, quali ordini ha effettuato il cliente in precedenza, quanto è stato disposto a fidarsi del servizio in passato, e molte altre informazioni.
Tuttavia per poter gestire questo tipo di integrazione serve collegare con precisione GMail al proprio CRM, in questo caso al potente strumento HubSpot.
Il vantaggio principale rispetto all’utilizzo di GMail “semplice” è intuibile: immagina quanto tempo puoi risparmiare se a ogni mail ricevuta e a ogni follow up si potesse avere sott’occhio l’intera storia del cliente. Immagina di impostare delle automazioni, come invii automatici, di monitorare le performance, di ricevere un avviso ogni qualvolta è necessario aggiornare il cliente su un qualsiasi argomento o richiesta di suo interesse.
Gli sprechi di tempo per “passare” le informazioni dal CRM alle mail vengono così tagliati alla radice.
Per capire i problemi principali di un’integrazione mal svolta, o svolta in modo approssimativo, consideriamo tutte le funzioni di un’integrazione tra HubSpot e GMail e poi immaginiamo che subiscano un errore di sincronizzazione o un momentaneo blocco.
Quindi, immagina le interazioni con i clienti in tempo reale, o i template delle mail che si collegano direttamente all’ordine del cliente, o i meeting organizzati con alcuni automatismi come l’invio del link.
Pensa ora a cosa succederebbe se queste comode funzionalità fossero arenate per un disservizio dovuto a una cattiva sincronizzazione.
È evidente che la perdita di tempo ed energie che ne deriva rende necessaria un’integrazione svolta secondo procedure ferree.
Nel caso di GMail, la cautela è estremamente importante perché parliamo di un argomento business sensitive: il contatto con il tuo cliente finale. Se ad esempio consideriamo altri tool, ad esempio LinkedIn Ads, ma potremmo anche parlare di Shopify, è evidente che gli effetti di una fallita sincronizzazione abbiano un impatto molto diverso.
Nel contatto con il cliente, la sfida di ogni azienda è sempre quella di essere dalla parte dei bottoni, ovvero di avere sotto controllo la situazione di chi ha di fronte. Non solo con l’obiettivo del risparmio di tempo e dell’incremento della produttività, ma anche per una questione di immagine, di brand reputation e di credibilità agli occhi del cliente.
Pensiamo a un caso concreto: un cliente che ci ha appena mandato una mail non è stato soddisfatto e ha formulato un reclamo in precedenza, anche se non parla del suo reclamo nella mail. Questo cliente avrà quindi bisogno di un’attenzione non standard, perché potrebbe essere non del tutto fidelizzato, vista la delusione passata.
È impensabile sbagliare a rapportarsi con questo cliente, ad esempio riproponendo lo stesso servizio o prodotto errato che avevamo offerto in passato. Con una corretta migrazione dei contatti GMail e HubSpot, e con la possibilità di vedere in ogni mail ricevuta anche la “storia” del cliente, ciò non accade.
Il consiglio migliore per chi vuole godere di tutti i vantaggi di un’integrazione GMail e HubSpot è sempre quello di dedicare la giusta attenzione all’integrazione. La customizzazione degli oggetti e l’impostazione dei trigger costituisce un momento fondamentale di ogni integrazione di CRM, di qualunque tipo essa sia. Se svolgi questi passaggi con attenzione, possibilmente con l’aiuto di un system integrator o di uno sviluppatore, avrai meno probabilità di lasciare scoperte alcune aree importanti del tuo CRM.
Il team di integrazione tecnologica Exelab consente di rapportarsi all’integrazione con una modalità a 360 gradi. Un team di sviluppatori sarà a tua disposizione per condurre un’integrazione passo per passo, rispettosa dei tuoi attuali processi aziendali e responsabilità dei diversi team.
Ma non finisce qui: il gruppo di lavoro tecnico di Exelab può anche - dopo la mappatura dei processi - aggiungere una customizzazione ulteriore del potente CRM che è HubSpot; ad esempio, aggiungendo delle applicazioni REACT sviluppate appositamente per le necessità dell’azienda.
Il risultato è un’integrazione liscia e che non presenterà errori di sincronizzazione in futuro.