Integrare HubSpot e Slack per il lavoro da remoto

Per moltissime aziende Slack è l’emblema del remote working.

Le sue funzionalità altamente competitive e le sue capacità di connessione hanno reso questo celebre programma di produttività una piattaforma usata quotidianamente da 10 milioni di persone, di cui 3 milioni a pagamento, per un totale di 630 milioni di dollari di entrate nel 2020 (Fonte: Tech Jury).

Ecco che, a fronte di questi numeri, un’integrazione Hubspot e Slack diventa necessaria per chi usa entrambi gli strumenti senza voler rinunciare alla comodità di un’unica console per gestire tutto il proprio flusso di lavoro.

In questa breve guida vedremo quali vantaggi può offrire questa integrazione, come gestire i potenziali errori che si verificano nel processo, e come portare a termine un lavoro ben fatto e senza errori di sincronizzazione futuri.

1. Vantaggi di un’integrazione tra Hubspot e Slack

Considerando che Slack è valutato a 13,2 miliardi di dollari a settembre 2019 e che il 43% delle aziende nell’elenco Fortune 100 paga per usarlo (Fonte), possiamo facilmente capire come sia importantissimo renderlo integrabile con il proprio gestionale aziendale.

Chi ha un CRM potente come Hubspot raramente riesce a farne a meno. Soprattutto, chi si abitua alla rapidità e ottimizzazione che questo software porta con sé.

Anche solo il gesto di cambiare continuamente la finestra del desktop per passare da Hubspot a Slack diventa una perdita di tempo prezioso: non è proprio il risparmio di tempo il motivo per cui usi Slack?

Se il tuo obiettivo è ottimizzare la gestione di progetti, allora l’integrazione Slack/Hubspot non è solo vantaggiosa, ma anche indispensabile.

Ecco i benefici principali che otterrai dall’integrazione.

1.1. Creare attività Hubspot direttamente da un messaggio in Slack

Questa funzione utilissima, risparmia a tutto il tuo team la trascrizione manuale di un compito specifico, che verrà ora creato a partire da una conversazione avuta con un cliente.

Immagina tutte quelle richieste di modifica ordine, di reclamo, oppure tutte le domande di clienti e fornitori che richiedono informazioni “lunghe”, quelle a cui non si può rispondere subito ma che bisogna mettere in coda alle altre attività che stai svolgendo.

L’integrazione Hubspot Slack consente di creare un ticket da ognuna di queste, cliccando su “crea task” direttamente da Slack e inserendo alcune semplici indicazioni.

In più, una volta creato un nuovo record Hubspot, è possibile condividerlo e ricercarlo tramite i comandi slash tramite il proprio canale di Slack.

L’aspetto positivo è che quando un record viene modificato può essere impostata una notifica direttamente nel flusso di lavoro Slack che vogliamo allertare. Comunicare eventuali variazioni di programma diventa più facile, perché tutte le persone interessate vedranno le modifiche in tempo reale!

1.2. Chat integrate

La comunicazione è ciò che fa la differenza in molti team. Le carenze di comunicazione spesso impattano negativamente sul rapporto di un’azienda o di un libero professionista con il proprio cliente, quindi poter vedere le proprie chat Slack e Hubspot in un unico posto diventa molto importante per la produttività.

Se aggiungiamo alla chat integrata la possibilità di ricercare pressoché qualsiasi funzione Hubspot in Slack, grazie all’uso delle funzioni slash, allora il vantaggio concreto di questa integrazione per la tua produttività diventa evidente.

Potrai finalmente scrivere al tuo interlocutore e ricercare informazioni da un’unica interfaccia.

1.3. Notifiche integrate

Perdere le notifiche per disattenzione è un ricordo del passato: con un’integrazione Slack/Hubspot è possibile ricevere notifiche in ambo le piattaforme e per diverse attività: dal messaggio del cliente o di un altro membro del tuo team, alla creazione di un nuovo record o di un nuovo gruppo chat, alle modifiche in uno specifico processo del gruppo Sales.

Soprattutto per il team Sales e marketing, avere un sistema di notifiche integrato consente di creare un approccio più informato con qualsiasi cliente.

1.4. Miglioramento nella gestione del blog

Una delle funzioni più succulente dell’integrazione tra Hubspot e Slack è la possibilità di inviare notifiche ai dipendenti dell’azienda ogni qual volta viene pubblicato un nuovo post nel blog aziendale. Azione estremamente comoda, perché migliora la visibilità degli articoli - dato che i dipendenti li ricevono direttamente, non ci sono più scuse per ignorarli o per non condividerli sulle proprie pagine social - e crea un maggiore engagement interno.

2. Come gestire gli errori di integrazione

Visti gli evidenti vantaggi dell’integrazione, molte aziende vi ricorrono quotidianamente, anhce se bisogna mantenere l’allerta su alcuni problemi comuni.

Innanzi tutto, precisiamo che l’integrazione Hubspot e Slack può essere bidirezionale.

Puoi scegliere di consultare tutto direttamente in Slack, oppure di scaricare l’integrazione nativa di Hubspot direttamente dal marketplace e vedere tutto ciò che ti serve direttamente dal CRM. Nel marketplace si trovano molti altri tool utili per “far parlare” Hubspot con un’ampia serie di tool aziendali, ad esempio GMail, oppure Zoom, ma anche ecommerce come Shopify, e molto altro.

Chiaramente, dopo aver installato l’integrazione arriva il momento critico del setup: tutte le informazioni che stai impostando e migrando in questo momento costituiranno la solida base su cui poggerà il tuo prossimo flusso di lavoro.

È importantissimo quindi non trascurare nessun passaggio e impostare tutti i campi delle “preferenze” nel dettaglio. Non esistono regole prestabilite, perché ogni azienda mette in campo processi diversi al proprio interno (anche se, chiaramente, ci sono delle costanti).

Il primo passaggio del setup è sempre porsi le domande giuste. Ad esempio, per la questione delle notifiche: quali utenti Slack vuoi informare per una modifica, un’integrazione o un’aggiunta di nuovo contatto in Hubspot? Per quali altri sarebbe una perdita di tempo ricevere quell’informazione?

Questo è un errore abbastanza irrisorio, ma ce ne sono di più pericolosi, ad esempio i problemi di sincronizzazione tra Slack e Hubspot.

Come vale per ogni strumento o tecnologia che facilita un compito, nel momento in cui iniziamo a usarla abbandoniamo le modalità di lavoro “vecchie”. Chi ha appena finito il setup dell’integrazione e inizia a usarlo, magari smette di controllare entrambi i software, e inizia a lavorare in via esclusiva solo in Hubspot, o in Slack, confidando in una sincronizzazione perfetta. Proprio questo rende così rischiosa un’integrazione mal gestita: se ci sono problemi di sincronizzazione, le notifiche e le informazioni che non vengono passate dal software in background a quello che usi quotidianamente verranno così perse, oppure guardate in ritardo.

In caso di errore di integrazione sarà necessario iniziare il setup da capo con il rischio di perdere dei dati preziosi nel mentre.

3. Il metodo migliore per svolgere l’integrazione

“Integrare” significa non solo far comunicare due software l’uno con l’altro: l’obiettivo da perseguire è anche portare armonia nel tuo flusso di lavoro personale o aziendale.

Ecco perché non basta informarsi nel dettaglio su come svolgere una singola integrazione a Hubspot, ma sarebbe meglio capire come integrare un CRM pianificando la sua interazione con tutti i propri tool e software aziendali già in uso.

Soprattutto se la tua azienda presenta molti strumenti diversi, potrebbe essere il momento giusto per rivolgersi a un system integrator.

In conclusione

Exelab svolge l’integrazione di sistemi con Hubspot in maniera sicura e rispettosa del core business e delle necessità dell’azienda a cui si rivolge.

Con HubSpot la tua produttività aziendale migliora a vista d’occhio, soprattutto se il suo setup è gestito da un system integrator che conosce diverse aziende dalle dimensioni più disparate, e che previene gli errori di sincronizzazione e i bug del processo.

Vuoi che un team di professionisti ti affianchi nell’integrazione tecnologica del tuo CRM? Contattaci!