7 lavoratori su 10 affermano che raggiungerebbero gli obiettivi prefissati con più facilità se avessero l’aiuto di processi chiari per la gestione del lavoro. Chiarezza, infatti, è la parola chiave per definire un modus operandi ideale che si estende in tre diversi elementi all’interno dell’azienda ed in quest’articolo andremo ad analizzarli nel dettaglio.
Una delle necessità primarie di un team è quella di avere una chiara visione (di breve e lungo periodo) che renda le scelte operative facili da comprendere e da attuare. Ecco alcune domande a cui il tuo team dovrebbe saper rispondere:
E, cosa forse più importante e più trascurata:
Nella maggior parte dei casi, invece, i team si muovono in modalità “reattiva”, ovvero in reazione a stimoli esterni o gerarchici. Nel tempo, poiché le strategie cambiano, i piani vengono modificati a loro volta, i team crescono e i processi tendono a diventare ancora più confusi.
Che effetto ha questo approccio sulle performance delle aziende? I team confusi hanno difficoltà a raggiungere i loro obiettivi, si distraggono dal lavoro e duplicano lo sforzo ma non i risultati. Si accorgono troppo tardi che le cose non vanno (dal momento che pochi hanno chiare le responsabilità), quindi le scadenze slittano, la qualità e la produttività diminuiscono.
Nel tentativo di superare il caos e la confusione, i membri del team rispondono con un eccesso (incontrollato) di comunicazione: aumentano mail, chat e meeting. Ma l’overload di comunicazione è il sintomo di un problema più ampio: la mancanza di chiarezza sistematica che consentirebbe alle persone di concentrarsi sul proprio lavoro effettivo invece di impantanarsi nel “lavoro sul lavoro”, che consiste nella rivalutazione continua di ciò che deve essere fatto ogni giorno.
Guidare un team dal caos alla chiarezza è uno dei compiti più importanti di un leader. Sfortunatamente, i leader tendono a sopravvalutare la chiarezza che c’è nella propria squadra. Dopotutto, il piano è già chiaro nelle loro teste e i singoli membri della squadra tendono a non palesare la necessità di maggiori spiegazioni per non ritrovarsi nella imbarazzante situazione di ammettere di non sapere cosa dovrebbero fare e perché.
Per evitare di ritrovarsi con il proprio team in queste circostanze, è importante capire quali sono i tre elementi chiave in cui è essenziale portare chiarezza per far sì che i complessi meccanismi ad incastro nell’azienda funzionino in modo agile e performante: obiettivi, piano e responsabilità. Nelle prossime sezioni analizzeremo l’importanza di ognuno e perché è essenziale raggiungere un alto livello di trasparenza in ognuno di essi.
È importante che tutti in un team condividano uno scopo comune, una chiara comprensione di ciò su cui stanno lavorando.
A meno che tu non gestisca una catena di montaggio, i membri del team dovranno sempre fare scelte di giudizio e gli obiettivi del team forniscono le indicazioni per farlo in modo efficace. Un marketing manager con chiarezza sugli obiettivi dei propri clienti entrerà in empatia in modo più efficace con il suo pubblico. Un sales manager con chiarezza sulla missione e sulla visione dell'azienda rimarrà concentrato sulle iniziative più importanti per realizzare tale scopo, invece di essere distratto dall'elenco infinito di potenziali opportunità o da ciò che stanno facendo i competitor.
La chiarezza di intenti è ancora più importante per la motivazione, sia quella individuale che quella che spinge un intero team. Una squadra che capisce veramente e crede in un obiettivo comune, per il quale sta lavorando, è una squadra che può perseverare attraverso le difficili sfide che dovrà affrontare nella quotidianità.
“Fatturare più dello scorso anno” è uno scopo, per esempio, ma per la maggior parte dei lavoratori non risulta particolarmente stimolante. I grandi team hanno uno scopo che migliora il mondo. I team di maggior successo, come Google, Microsoft e molti altri, hanno tutti il tipo di chiarezza degli obiettivi che servono al bene più grande.
Una delle cose più importanti che puoi fare è aiutare tutti i membri del tuo team a capire come la tua organizzazione sta influenzando il mondo, come il team è fondamentale per il successo dell'organizzazione e come il loro lavoro individuale sia importante per il successo del team.
Puoi iniziare definendo la dichiarazione di intenti della tua squadra, ma una volta che lo hai fatto, il lavoro per mantenere quella chiarezza continua. Ogni riunione del team, ogni documento importante, ogni nuovo progetto, ogni sessione di onboarding è un'opportunità per ripetere la missione e spiegare come il lavoro da svolgere è a servizio della missione del tuo team.
Saprai di essere riuscito a raggiungere una chiarezza di intenti quando tutti i membri del tuo team potranno rispondere a queste due domande: "Se avremo un enorme successo, come sarà diverso il mondo?" e "In che modo il lavoro che stai facendo ora contribuisce direttamente a quel successo?" Dopotutto, non ha senso muoversi velocemente se non state andando tutti nella stessa direzione o se la tua destinazione non è una dove ogni membro vuole arrivare.
Per aiutarti in questa sfida oggi ci sono a disposizione piattaforme di Work Management come Asana, che forniscono gli strumenti per fare in modo che tutti all’interno del team e dell’azienda siano sempre aggiornati sugli obiettivi comuni e individuali. La piattaforma di work management è il punto di connessione centrale dell’azienda, che può finalmente avere un’unica fonte di informazioni dove ogni membro può verificare e organizzare l’andamento del proprio lavoro e di quello degli altri.
La missione di Exelab è promuovere un approccio snello e produttivo nelle relazioni interne all’azienda (tra i diversi team aziendali) ed esterne con i clienti. Per raggiungere il nostro obiettivo promuoviamo Asana ed HubSpot, di cui siamo i primi partner in Italia, perché rappresentano il meglio della tecnologia CRM e di work management. Clicca qui per scoprire di più su cosa Exelab e Asana possono fare per la tua azienda e richiedi una consulenza gratuita.
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Con gli obiettivi ben delineati, il team conosce la destinazione. Con un piano strategico chiaro e condiviso, il team sa come arrivarci.
La creazione del piano ideale in genere ha più livelli, ognuno dei quali diventa progressivamente più dettagliato fino a quando non hai collegato la tua missione complessiva a step attuabili. Puoi pensare a questo processo come ad una piramide, la piramide della chiarezza. I livelli esatti dipenderanno dalle dimensioni e dall'ambito in cui opera il tuo team. Se stai guidando un'intera azienda o divisione, la tua piramide potrebbe strutturarsi in questo modo:
Generalmente, è meglio pensare alla creazione di un piano strategico come un processo molto collaborativo (e, in grandi team, distribuito gerarchicamente).
Nel tempo, il piano cambierà inevitabilmente ma si spera che le modifiche alla strategia siano poco frequenti, mentre l’insieme di attività necessarie per eseguire un progetto possono cambiare ogni giorno man mano che si imparano cose nuove su quale lavoro è richiesto. Ecco perché è fondamentale avere una piattaforma dinamica per mantenere tutti aggiornati su quale sia il piano del tuo team. Se qualcuno è fuori dal giro e continua a marciare in una direzione che è già cambiata, questo causerà spreco di risorse ed energie.
Per questa ragione Asana è una delle migliori piattaforme per implementare dinamicamente un piano con un team, perché è fondamentale che tutti abbiano facile accesso ad una fonte di informazioni accurata aggiornata.
Asana riesce ad avere una prospettiva a tutto tondo delle necessità di un team, integrando anche tutti quegli strumenti che fanno parte dell’operatività quotidiana per cui si spreca molto tempo ad organizzare, cercare informazioni al loro interno e così via.
Un team ha responsabilità ben delineate quando ogni persona sa esattamente quale ruolo ha nell'esecuzione del piano.
Al livello più elementare, ciò richiede che ogni parte della strategia (dai compiti individuali agli obiettivi di alto livello) abbia un proprietario o un individuo direttamente responsabile. Generalmente, ogni parte del piano dovrebbe avere un responsabile: quando nessuno è responsabile di un task, è molto probabile che quel determinato task non verrà eseguito. Quando due o più persone condividono la responsabilità per lo stesso compito o obiettivo, potrebbe non essere ancora portato a termine o potrebbe portare le persone a pestarsi i piedi a vicenda.
In qualità di leader, è tua responsabilità non solo creare chiarezza ora, ma essere vigile col passare del tempo nel portare alla luce i modi in cui la tua squadra manca di chiarezza e quindi lavorare per risolvere un problema alla volta.
Se potessi ascoltare le conversazioni dei membri dei team tra loro, ti sorprenderesti di vedere quante volte si lamentano di non comprendere la strategia e di come il loro lavoro si inserisca in essa. L'unico modo per contrastare questa problematica è porre domande in modo proattivo ai membri e sollecitarli a palesare i loro dubbi. Sia in conversazioni uno ad uno, in riunioni di gruppo o tramite sondaggi anonimi, puoi utilizzare il tipo di domande poste all'inizio di questo articolo per capire il livello di partenza dei membri. Non lasciarti scoraggiare dalle risposte e cerca di vedere queste come opportunità per migliorare ulteriormente la tua squadra.
Puoi anche sollecitare in modo proattivo le loro domande, chiedendo quali parti della missione, della strategia, del piano o del loro ruolo non sono chiare. Potresti rimanere sorpreso dal tipo di domande che riceverai.
Più velocemente la tua organizzazione cresce di dimensioni e più velocemente il lavoro cresce in complessità, più potrebbe sembrare che tu non abbia tempo per sederti con il tuo team e portare chiarezza sui loro dubbi. Eppure, è proprio in quel momento che diventa ancora più importante avere chiarezza.
Questo processo di analisi migliora la capacità di esecuzione di un team, la sua abilità di cambiare direzione con sicurezza e la sua soddisfazione generale, perché le persone avranno più fiducia nel fatto che stanno facendo qualcosa di significativo e capiranno perché è importante nel grande schema delle cose.
È un processo che non sarà mai perfetto, ma più persone condivideranno questo set mentale, più tutti continueranno a muoversi verso un obiettivo comune, anche se il percorso è a zig-zag.
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